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浅析7S管理在高校后勤服务中的应用

发布时间:2015/3/6 8:55:00  信息来源:admin   阅读次数17566次

浅析7S管理在高校后勤服务中的应用

文章作者:江苏大学后勤服务集团 张钦水 

 要:笔者简要概述了7S管理的起源和内涵,结合当前高校后勤社会化改革的特点,论述了引

入7S管理的必要性,并根据工作实践介绍了推行7S的步骤。

关键词:高校后勤 社会化改革 7S管理

 

一、7S管理概述

7S是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seikeetsu)、素养(Shitsuke)、安全(safety)和节约(saving)这7个词的缩写。因这7个词日语和英文中第一个字母都是“S”,故简称为7S。

1、7s管理的起源。1955年日本提出“安全始于整理整顿,终于整理整顿”,后来增加了“清扫、清洁、素养”,形成5S。二战后,许多日本企业导入5S管理活动,产品质量大幅提升,如丰田汽车,正是通过5S,奠定了精益生产方式的基础。到了1986年,日本的5S的著作逐渐问世,并由此掀起了5S的热潮。

根据生产现场精益管理发展的需要,有的企业在5S的基础上增加了安全,形成了6S;有的企业再增加节约,形成了7S;还有的企业继续添加效率、服务和坚持,形成了10S;有的企业甚至推行12S,它们都是对5S的继承和发扬。

 2、7s管理的内涵。整理:区分工作现场要素“人机料法环”,不需要的和需要的,一去一留,首先改善工作现场。坚决做好这一步,是树立好作风的开始。目的:增加作业面积,物流畅通,防止误用。

整顿:把需要的现场要素加以定量、定容、定位。通过整理后,对工作现场进行合理布局,物品易见易取,高效完成作业。目的:减少取用时间,保持工作有序,提高工作效率。

清扫:打扫卫生,维保设备。工作现场产生的垃圾,导致现场变脏,引起产品质量下降,引发安全事故,影响工作情绪;设备不保养,导致设备精度降低,使用寿命缩短,甚至故障停产。因此,必须清除垃圾,创建一个明快、舒畅的工作环境;落实保养计划,保持设备完好。目的:良好的环境,良好的工具,良好的心态。

清洁:是“整理、整顿、清扫”之后要认真维护,使现场保持最佳状态。清洁,是对前三项活动的坚持与深入,从而消除不安全因素,创造一个良好的工作环境,使职工能愉快地工作。目的:使7S工作成为一种惯例和制度,是标准化的基础,也是一个企业形成企业文化的开始。

素养:即教养,努力提高员工素养,养成遵章守纪的习惯,这是7S活动的核心。员工素质低,7S活动就无法坚持,更无法深入。所以,抓“7S"活动,要始终着眼于素养。目的:通过素养,让员工成为一名精通业务、富于团队精神、养成良好职业习惯,充满活力的人。

安全: 即排查隐患,排除险情,预防事故发生。目的:保障员工人身安全,实现安全生产,尽可能减少因安全事故而带来的经济损失。

节约:是对时间、空间、能源等方面合理利用,以发挥它们的最大效能,从而创造一个高效率的、物尽其用的工作场所。实施时应该秉持三个原则:能用尽量用;主人翁心态;合理处置废品。目的:指导整理工作,节约资源,产生效益。

二、高校后勤中推广7S管理的优越性

教育部在《面向二十一世纪教育振兴行动计划》中指出:“大力推进高校内部管理体系改革。推行聘任制,加速后勤工作社会化改革,精简分流富余人员。高校招生计划的扩大要同学校后勤工作社会化的进度挂钩。”,因此,高校后勤必须始终坚持改革方向不动摇,积极运用各种科学的管理手段,不断解决在后勤服务中面临的新形势、新问题。引进7s管理,正是现阶段高校后勤改革的需要,它能够有效地化解很多现实问题。

1、运用7s管理解决市场属性和教育属性之间的矛盾。市场属性是由市场经济的普遍规律所决定的。服务是一种商品,需要支付相应的货币才能获得。经济效益差,甚至连年亏损,企业将难以为继。教育属性是由高等教育的行业特征来决定的。高校是教书育人的地方,所以高校后勤社会化应同教育改革协调配套发展,形成一盘棋的概念,而不能简单割裂,这样才能逐步建立起既适应市场经济,又适应高等教育发展的后勤服务体系。 

长期以来,高校对后勤的经济属性认识不足,用行政方式管理后勤,违背了经济规律,使后勤成了困扰学校的老大难问题。因此,引入7S管理,提高服务质量,节约运营成本,做到教育属性和市场属性和谐统一。以常州大学后勤为例,立足于校内服务,成功托管校外食堂和物业,实现经济效益和社会效益双丰收。

2、运用7s管理解决员工素质和服务需求之间的矛盾。由于历史原因,高校后勤员工主要来源于教工家属、转业军人、征地农民、精简人员等,员工知识结构、年龄层次参差不齐。一方面存在着人浮于事、资源浪费严重、工作效率低下、服务意识淡薄、服务品质不高的普遍问题;另一方面,随着社会的进步,服务标准越来越高,服务要求越来越多,经营压力越来越大。在高校后勤社会化进程中,这些问题虽然有一定程度的改善,但是和国内外优秀企业相比,还有很大差距。对于外聘人员来说,较之社会同类人员,薪酬方面不具备优势,收入比正式职工少,同工不同酬,个人发展受限。因此,高校后勤很难留住专业技术人才,这也大大影响了后勤实体的健康发展。

7S管理的核心和精髓是素养,着重解决生产力第一要素-----人的问题。因此,只有坚持以人为本,对现有人力资源进行研究和开发,实现人力资源优化配置,形成尊重知识、尊重人才、重视创新的良好风气,才能最大限度地调动员工劳动积极性,促进后勤服务水平的提高。施行岗位培训、挖掘内部人才、引进外部人才、改革绩效工资,努力营造公平公正的竞争环境。

3、运用7s管理解决设施设备和维护保养之间的矛盾。长期以来,高校后勤设施数量少、条件差,一直是制约高校扩招的 “瓶颈”,存在“宿舍未竣工住教室,食堂未开业叫外卖”的现象。10多年来,通过政府、高校、社会的不懈努力,高校后勤建设实现了跨越式发展,基本满足了教育发展的需求。电梯、中央空调、监控系统、巡更系统、消防报警灭火系统、自动化食堂生产线等现代化设施设备纷纷进入学校。但是,仍有部分高校后勤管理粗放、技术滞后,设施设备保养跟不上,导致设施设备损坏闲置。

7s管理的清扫有两层含义,一层是环境卫生,另一层是设备保养。要实现清扫,首先要有技术工人,还要有维修工具、维修材料。所以在学校引进新设施、新设备时,更要引进维保和使用技术。笔者所在的单位,就专门成立了电梯维保部门,承接了校园内数十台电梯的维保业务,确保了电梯运行的安全可靠性,降低了维护成本,同时还面向社会服务,参与市场竞争,一定程度上提升了经济效益。

4、运用7S管理解决不安全因素和维护稳定之间的矛盾。当前,高校不安全因素主要集中在国防、交通、盗窃、刑事、食品、消防、疫病、灾害、心理等各方面。帝国主义亡我之心不死,藏独、台独、疆独、法轮功等反动势力妄图渗透高校,伺机图谋不轨;私家车、机动车、自行车增多,学生嬉戏打闹不看路,司机谈天说地不看人,极易发生意外;个别学生孤僻暴戾,易引发打架、诈骗、抢劫、杀人等刑事案件;高校食堂对外承包,疏于监管,导致群体食物中毒;宿舍违章电器泛滥引发火灾;学生学习、生活、就业压力大,社会适应力不强,个人情感脆弱,心理健康出问题,导致出走、自杀、精神病等现象;随着高校后勤社会化,高校外来人员也明显增多,临时工、建筑工、商业人员、社会闲散人员纷纷涌入,人员结构复杂,流动性强,监管难度大。

7S管理将安全作为管理要素之一,源自“墨菲定律”,即事情如果有变坏的可能,不管这种可能性有多小,它总会发生。安全管理就是要把各种不安全因素找出来,及时采取防范措施,维护高校安全稳定的大局。笔者所在的部门就专门成立安全生产工作领导小组,不断研究安全问题,先后制定了《安全生产操作规程》、《突发事件应急预案》、《火灾事故应急预案》、《安全用电管理规定》、《设施设备安全检查的管理规定》、《大件物品进出楼栋规定》、《备用钥匙使用规定》等安全制度,并在实际工作中严加贯彻,有效确保了学生在校的生命、财产安全。

三、高校后勤中推广7S管理的步骤

在7S管理活动的实施阶段,正确处理好后勤改革、发展、稳定之间的辩证关系,尤为必要。改革是动力,发展是目的,稳定是前提,三者之间相互依存,互为条件,不可偏废。坚持“以稳定谋改革,以改革求发展,以发展促稳定。”的工作思路,在7S管理活动中,实行三步走,实践证明是行之有效的方法。

1、领导重视,参观调研,全员参与,转变观念。高校推进7S的动力,来自高层领导。领导的重视度、参与度直接决定着7S管理的成败。在推进7S管理过程中,有些领导虽然也很重视,但并不亲自参与,只是安排中层人员进行建立和实施,很容易出现 “两层皮”的现象。

改革是一项系统工程,必须审慎对待。在推广7S管理之前,高校后勤首先应组织7S培训,过理论关;然后到相关的行业参观调研,过实践关。笔者所在的单位就组织中层干部到南京、常州等数所学校参观学习,同时结合本校特点,着力将7S管理本土化,为试点做好前期准备。

全员参与,转变观念。离开全员参与,7S就成了空洞的口号。有些高校后勤推广7S管理过程中,员工持消极态度,得过且过,不愿提高。因此高校后勤必须克服这些惰性,切实做好员工的动员、培训、考核、奖惩工作。后勤的发展是个全局发展的过程,应消除“集团利益部门化、部门利益个人化”的错误思想,使员工不仅做好本职工作,更要有大局意识,真正成为学校的主人。

2、创新体制,转换机制,贯彻落实,确保实效。多年来,高校后勤社会化改革呈现了多样化发展的态势,不同高校按照自身特点和需求,采取了不同的发展路径和模式。其改革的显著特点是政府主导型改革,改革需要政策指导难点疑点,但长期以来政策明显滞后,使得很多后勤改革实体剥而不离,这也导致部分高校走了回头路,回到起点,即“一校一户办后勤”的局面。相比之下,一些政策宽松、扶持有力、体制创新的后勤企业却走出了一条新路。上海高校模式、浙江大学模式、华中科大模式等等,纷纷成为高校后勤战线中的翘楚。

体制要靠机制来实现。所以,高校后勤必须建立科学的管理机制,即运行机制、动力机制、约束机制。对于如何用人、考核、分配、监督等机制进行规范,不断完善。建立好的机制是贯彻落实7S管理的有效保障,也是7S管理活动的重点内容之一。

3、开展试点,稳步推进,时机成熟,全面推广。在高校后勤的食堂或公寓率先开展试点工作。做到发展一个,成熟一个。推行试点的优点在于,一是便于领导集中精力,解决7S管理工作中出现的问题,获取改革经验。二是便于操作,进可攻退可守,收放自如;三便于是部门之间相互学习,比较实施前后的差距,形成鲜明对比,更容易被员工接受。以江苏大学后勤集团为例,就是率先在食堂、公寓开展试点,一年后才在其他部门推广,成效显著。

四、结束语

总而言之,高校后勤推行7S管理十分必要。7S管理活动旨在“把管理做成常规,把常规做成习惯,把习惯做成美景,把累赘做成点缀”。通过7S管理活动,达到节约运行成本,提高生产效率,消除不安全因素,提升现场管理质量的目的,进而培养员工的职业素养,树立后勤企业的优秀文化,塑造服务学校的良好形象。