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物资采购与运行管理实施办法

发布时间:2013/4/18 9:18:00  信息来源:admin   阅读次数9017次

    为加强后勤集团物资、设备采购管理,充分引入竞争机制,增强物资、设备采购工作透明度,根据有关文件精神,特制定本办法。

一、采购范围

办公用品、学生床上用品、机械设备、维修材料、卫生工具、医疗设备和药品等。

二、采购形式

所有大宗、成批物资的采购,均采取招标形式。

1、公开招标:通过报刊、集团网络公开发标公告。

2、邀请招标:符合条件的供应商不少于三家。

3、议标:邀请三家以上供应商就采购事宜进行价格谈判,确定供货商家。

三、采购程序

1、后勤集团所有大宗物品的采购都要填写购物计划书。采购计划书由各校区服务中心及集团直属部门,根据工作需要和上月使用规律填写,将所购物资的名称、规格、型号、数量、性能、价格、供应时间等详细情况一并注明,由部门主任(院长)、校区经理、采购部主任、主管采购经理签字,报后勤管理处处长审批后,交采购部组织采购进货

2、日常维修材料、卫生工具等,各部门在每月25日前报下月采购计划,采购部接到计划书后5日内将所购材料配送到申报部门。

3、医疗设备和药品由校医院提出采购计划,进行招标采购。采购部派专职会计到校医院会同库管员每月五日前进行一次药品验收及账目结算。药品配送时间、数量和品种由校医院院长安排。

四、招标程序

1、集团成立招标领导小组,一般由七人以上组成,成员由学校纪检委、后勤管理处、集团领导、办公室主任、采购部主任、监察室主任、财务及相关部门的人员组成。

2、编制招标文件。招标文件内容应该做到完整、准确,所提供条件应公平、合理,符合有关规定。

3、投标要求:投标人必须具有独立法人资质、营业执照、税务登记证、行业许可证、产品合格证等相关证件,并按要求提供样品。

4、在规定的时间、地点送达标书或样品。

5、评标、定标。评标领导小组根据报价、质量、信誉、售后服务等因素综合评定,采取无记名投票方式表决,确定中标单位,中标单位在接到中标通知书后,应在规定的时间内与集团采购部签订供货合同。

五、 货物验收及出入库管理

1、所购物品一律办理验收和出入库手续。验收内容以合同条款或样品为依据,对不符合标准的应拒收,因货物质量问题等造成购方损失的,供货方承担所有责任。

 2、采购员根据购物计划书要求,将维修材料配送到各校区使用部门,并将废旧材料回收,同时办理出入库手续(保管员填写入库单一式三份,供货商一份、保管员一份、材料会计一份。保管员填写出库单一式三份,校区收货验收人一份、保管员一份、材料会计一份)。药品出入库手续按药品入库检查验收管理制度和出库管理制度执行。

3、交旧领新、修旧利废。各使用部门物资实行交旧领新制度。采购部在收回废旧物资时(不回收物资见附表),要现场办理相关手续,其他物资一律交回。各部门在交旧领新时要列出交旧物资名称,采购部对各使用部门交回的旧物资进行修旧利废、再次利用,并建立入库、出库台帐登记。

4、对不能维修和没有价值的废旧维修物品,由上交部门和采购部每年按废品处理一次,卖废品收入交后勤集团财务室并建帐登记。对没有回收价,也不能出售的废品按环保等有关规定妥善处理。

5、废旧材料交不上来的,按所交不上来的新材料价从维修部门工时费中扣除。

6、采购部建立废旧材料仓库,设保管员,建帐,可维修利用废旧材料进行维修利用,不可维修的报废材料,要填写报废材料明细表,报国资部,经主管经理批准后方可报废,一月一清。

7、遇到抢修设备等突发事件时,所用物资可先配送后补办手续。

8、为学院代发的卫生工具等,应逐项登记在学院为每个部门发放的手册上。

六、结账审批

结账实行月结制,即:一个月结一次账。日常维修材料按各校区实际消耗量结算(派工单),持有效票据,票据上必须有经手人、验收人、部门主任(院长)、校区经理、采购部主任、主管经理签字,报总经理审批后报销。药品按实际进货量结算。

七、纪律要求

1、采购人员要廉洁自律、秉公办事、严格采购程序,严格质量、数量关,不得搞人情交易,发生问题,要追究当事人和负责人的责任,并给予相应的纪律处罚。

2、凡没有通过采购部采购、各部门擅自购买的物资,采购部一律不予办理报销手续,造成后果由责任人承担。

3、采购部未经授权或不符合采购程序擅自购入的物品,财务部门不予付款,造成后果由责任人承担。

4、学校纪检委和集团监察室负责对物资采购工作实行全程监督,发现问题及时纠正。

5、本办法由采购部负责解释。

6、本办法自发布之日起实行。